WMS与ERP整合建立信息管理管控电商仓库运营过程

如何避免电商仓运营初期的一些“坑”？

每当被问及类似的话题时，边肖脑海中就会闪现出许多想法。相比传统仓储，电商仓的操作非常繁琐，侧重点也完全不同。

很多新人在经营电商仓面前踌躇满志，结果却是一地鸡毛，突然离职。为了帮助你入门电商仓的操作，把握管理的主线，我们总结了一些关于电商仓管理的要点，在这里分享给你。

1.专注于标准化供应商

一个小规模的电子商务公司可能来自多个供应商，他们的管理水平可能参差不齐。能否规范入库，取决于商家对供应商的约束能力，以及仓库对入库异常的及时反馈。

一般来说，供应商造成的问题集中在仓储的源头:

(1)商品包装不规范。有些品牌商对供应商的管理很完善，供应商会严格按照规定的包装、标识、包装规格来做。而很多中小电商对供应商的控制能力可能没有这么强。错误的唛头和不一致的包装。有的甚至拿个大编织袋直接装货，给仓库检查收货造成很大困难。

(2)条码错误:个别工厂没有按照仓库和商家的要求进行条码，或者贴错了条码。这种现象经常出现在服装行业。标签与洗标、箱外唛头不一致会导致仓库库存错误。如果在入库过程中没有及时发现仓库，在后续的发货过程中难免会发错货。

(3)批量入库。一般一张入库单对应一次入库行为，部分供应商由于准备不充分或其他问题，会分批入库。对于一些需要批次管理的商品，批次到货会导致仓库批次混乱。还会影响销售端不同产品的批量定价和仓库端仓储费的计算。

(4)数量差异。如果供应商没有按照商家指定的数量入库，仓库在入库过程中要与商家和供应商反复确认，会影响入库操作。

(5)混装商品:不同SKU的商品混装在一个大包或一个箱子里(如混装鞋、数码产品、办公用品等。)，导致仓库收货混乱，清点时间更长，收错货风险更高。

(6)质检QC问题，部分商品根据电商平台需要进行仓内QC，需要仓内配合。如果商家没有协调好QC和仓库的操作时间，就会导致QC的延迟和收货的延迟。

要解决以上问题，一方面需要仓库如实记录和反馈仓储过程中的各种异常情况，并及时反馈给商家。商家应该在与供应商的协议中明确这些问题，对这些点进行量化和追责，让供应商共同承担由此造成的损失。逐步让供应商提高仓储能力，规范仓储。

第二，着力建立畅通的信息管理系统。

1.ERP系统要有完善的货物配送功能:很多大商家都是多平台、多门店、多渠道销售。不同的渠道在上架数量上有不同的逻辑。比如淘宝支持拍照减库存，付费减库存。为了不超售，ERP系统需要一个完善的分销系统，可以多渠道共享库存，并根据渠道锁定库存。

2.库存调整实时同步:当仓库的库存调整时，可以实时同步到门店的ERP系统，从而触发电商后台的货架数量调整。此次调整有具体原因，以便后续追究相关当事人责任。

3.每天定时生成库存对比报告:门店ERP系统和仓库WMS系统每天在库存操作停止时自动对比库存，生成双方库存对比差异报告并提交给双方。根据差异报告，仓库会主动寻找差异的原因。如果确认需要调整库存，就会调整库存，然后同步到前台。

4.库存盘点:仓库的库存规则与商家预期的不同。通过库存盘点，ERP自动将商家想要盘点的SKU发送给WMS，WMS在库存盘点后将数据反馈给ERP。

5.零库存同步机制:尽管有上述所有的操作和系统化的工作，我们仍然需要一个“保险”来绝对避免超卖。这个“保险”就是0库存同步:当可提货的库存数量为0时，会实时同步到ERP，ERP会强制将商家的店铺从后台移除。

三个关键过程控制

(1)仓库管理:

1.库存变动:货物入库后，由于各种原因会引起库存变动。仓库应如实及时记录这一变化，并通过系统接口同步到门店的ERP系统和电商平台的业务后台。主要有以下几种情况:

(1)正次品转换:入库时有正品可发货库存，但实际提货时发现次品，无法发货。这种情况下，仓库需要扣除一个正品库存，增加一个次品库存。

(2)仓库货物丢失:仓库盘点发现货物短缺，需要扣除库存。

(3)仓库多发货、少发货、错发货:仓库发错货，库存需要调整。

(4)仓库盘点错误:上次盘点错误在本次盘点中更正，需要调整库存。

(5)错误码调整:入库时没有发现编码错误，所以在仓库管理或发货过程中进行了调整。

(6)退回零件入库或订单切割成功:前端订单取消已发货订单，仓库需要切割订单。如果快递单切割成功或者被买家拒收退回仓库，仓库需要调整库存。

上述库存调整场景，有的需要商家负责，比如次品转换，有的需要仓库负责，比如丢货、错货。不管是谁负责，仓库都要如实记录，及时反馈，保持前后台库存数据时刻一致。

2.仓库内盘点:作为仓库内的日常操作行为，每个仓库都会有各种盘点规则，比如月度、季度大规模盘点，循环盘点，动态盘点等等。但是在实践中我们发现仓库中的库存规则并不一定适合电子商务行业的应用。以下是主要的库存原则:

(1)月初库存小于20的商品库存:当库存小于20时，我们认为存在超售风险。月初请对仓库20个以下的SKU进行盘点，并将盘点结果反馈给商家的ERP系统和店铺的后台。如有差异，店铺后台会自动更新上架数量。

(2)当天库存少于20个的商品库存:同上，保证当天库存少于20个的商品不会超卖。

(3)库存有差异的实时盘点:利用系统功能，每天自动对比门店的上架数、ERP库存数和仓库库存数，对有差异的数据自动生成盘点请求，要求仓库纳入自己的盘点计划，并将盘点结果同步到ERP和门店后台。

(4)事后盘点:电商企业不同于传统企业。如果有大规模的促销活动涌入或者预期，短时间内就会产生大量的订单。这些订单一般集中在有限的几个SKU或者几十个SKU。活动结束后，仓库需要盘点这些SKU，以确保库存的准确性。

(5)退库前盘点:为了保证退库时数量准确，需要进行退库前盘点，以便按正确数量退库。

(2)交付管理:

确保交付过程中没有假交付、漏交付或多交付。一般仓库都有很标准的流程，在几个关键节点控制好就好:

(1)拣货/验收环节:确保拣货和验收的SKU、数量和顺序一致。

(2)打包环节:打包站要有两个匹配环节，一个是系统(扫描枪)，一个是人工。

(3)发货快递环节:特别注意退款订单和修改内容的订单。

第四，注重退款管理。

1.退库前的货物移除原则:退库前，商家要将货物从店铺中移除，避免仓单生成后，店铺订单流入，干扰退库。这最好通过系统来实现，手动干预可能会被遗漏。

2.退库前的盘点原则:退库前，仓库必须对要退库的商品进行盘点，盘点结果会及时反馈给商家，并在系统中同步更新。这样做有两个好处:一是商家可以尽快确认是否对退货仓数量有疑问，二是系统同步更新后，可以根据盘点结果生成准确的退货仓单。

3.存货差异数据当场恢复原则:存货如有差异，当场追责。责任基于仓库WMS和商店ERP两侧的采购、销售和存储数据。所有库存更改必须基于仓库中的单据、收货单据、交货订单、调整单据和退货仓单。这样，当库存不同时，可以直接找到相应的单据:明确是仓库没有上传发货数据，还是仓库的库存缺失。所有单据，尤其是库存调整单，必须有明确的调整原因。这样你就可以立即确认在退库结算时谁来承担责任。

4.问责和退库双线原则:有了以上的盘点和回收原则，商家和仓库都不能再以任何借口保留退库，问责和退库是分开的。这样就不会因为退库数量的争议而耽误退库，上面提到的各种纠纷也就迎刃而解了。

5.交接原则:这主要是为了避免双方对已交接的退库数量产生争议。在实际操作中，以交接为界，双方对退库资料进行签字确认，事后不得反悔。在这一原则的具体执行中，部分商家使用第三方物流发货退货，第三方物流可能不负责交接数据。这一点还有待商榷。